دفتر چک و دفترچه اقساط مغازه موبایل را چطور نگه داریم؟
روش ساده نگهداری دفتر چک، یادآوری سررسید، برخورد با چک برگشتی، نوشتن دفترچه اقساط، جریمه دیرکرد منصفانه و صندوق روزانه برای مغازه موبایل.
- نویسنده
- تیم گوشی‌کار
- تاریخ انتشار
- زمان مطالعه
- ۸ دقیقه مطالعه
- آخرین به‌روزرسانی
دفتر چک مغازه موبایل وقتی درست کار میکند که هر چک همان روزی که به دستتان می‌رسد ثبت شود، سررسیدش چند روز قبل یادآوری شود و وضعیتش بعد از وصول یا برگشت به‌روز شود. دفترچه اقساط هم همین منطق را دارد. هر قسط یک سررسید، یک مبلغ و یک وضعیت. این راهنما روش ساده نگهداری هر دو را با دفتر، اکسل یا نرمافزار می‌گوید.
چرا چک در مغازه موبایل این‌قدر مهم است؟
مغازه موبایل با چک زندگی میکند. گوشی را از تأمین‌کننده با چک می‌خرید، گوشی گران را به مشتری با چک یا قسط می‌فروشید و چک مشتری را گاهی به تأمین‌کننده می‌دهید. نتیجه این است که در یک ماه معمولی چند ده چک با سررسیدهای مختلف در کشو مغازه است و تاریخ‌ها در ذهن صاحب مغازه.
ذهن تا یک جایی جواب می‌دهد. مشکل وقتی است که یک چک پرداختی را فراموش می‌کنید و حساب موجودی ندارد، یا چک مشتری برگشت می‌خورد و دو هفته بعد می‌فهمید. هر دو، هم پول و هم اعتبار مغازه را می‌برد. مدیریت چک کار پیچیده‌ای نیست، فقط باید هر روز انجام شود.
دفتر چک را چطور نگه داریم؟
چه با دفتر کاغذی کار کنید، چه با اکسل یا نرمافزار، برای هر چک این هشت قسمت را ثبت کنید.
- نوع چک. دریافتی یا پرداختی. بهتر است این دو در دو صفحه یا دو جدول جدا باشند.
- شناسه صیادی، شماره سری و بانک. شناسه صیادی شماره ۱۶ رقمی روی برگه چک است. آن را با شماره سری و نام بانک، همان‌طور که روی برگه آمده، بنویسید.
- صاحب حساب. برای چک دریافتی، نام کسی که چک را داده و اگر چک به نام شخص دیگری است، نام هر دو.
- مبلغ. به تومان، با همان عددی که روی چک است.
- تاریخ دریافت و تاریخ سررسید. هر دو. فاصله این دو می‌گوید چقدر به مشتری مهلت داده‌اید.
- بابت چه. شماره فاکتور یا شرح، مثلاً «فاکتور ۱۴۰۵-۲۳۱۸، گلکسی A55».
- وضعیت. در جریان، وصول شد، برگشت خورد، به دیگری داده شد، پس داده شد.
- توضیحات. تماس‌ها و قرارها. «۱۴ مهر تماس گرفتم، گفت ۲۰ مهر نقد می‌آورد.»
چک صیادی پیش از رسیدن به دفتر یک مرحله بانکی هم دارد. طبق روال بانک‌ها در مهر ۱۴۰۵، چک‌های صیادی را صادرکننده باید در سامانه صیاد به نام شما ثبت کند و شما هم دریافتش را از برنامه بانک خودتان تأیید کنید. این کار را همان پشت پیشخوان انجام دهید و بعد چک را در دفتر بنویسید. برای چکی که خودتان می‌نویسید، ثبت در سامانه صیاد با شماست.
دفتر چک یک قانون ساده دارد. هیچ چکی بدون ثبت وارد کشو نمیشود. حتی اگر مشتری عجله دارد، ثبت فقط چند خط است و همان چند خط، یک ماه بعد یک ساعت گشتن را حذف میکند.
برای چک‌هایی که به تأمین‌کننده می‌دهید، یک ستون اضافه لازم است. «به چه کسی داده شد و چه تاریخی». چک مشتری که دست تأمین‌کننده است، اگر برگشت بخورد، تأمین‌کننده سراغ شما می‌آید، نه مشتری.
سررسید چک‌ها را چطور یادآوری کنیم؟
ثبت چک بدون یادآوری فقط نیمی از کار است. یادآوری را با یکی از این سه روش بگذارید.
- دفتر و تقویم. هر یکشنبه، چک‌های هفته پیش رو را از دفتر پیدا کنید و روی تقویم دیواری بنویسید. ساده است و برای مغازه‌ای با چند چک در ماه جواب می‌دهد.
- اکسل. یک ستون سررسید و یک ستون «روز مانده» که از تاریخ امروز کم می‌شود. فایل را هر صبح باز کنید و ردیف‌های زیر پنج روز را ببینید.
- نرمافزار. نرمافزار خودش چند روز قبل از سررسید پیامک یا اعلان می‌فرستد و فهرست «این هفته» همیشه آماده است.
هر روشی که انتخاب می‌کنید، دو یادآوری بگذارید. یکی چند روز قبل، برای چک دریافتی سه روز و برای چک پرداختی پنج روز، و یکی روز سررسید. یادآوری اول برای این است که اگر مشتری خواست چک را عوض کند یا شما باید حساب را شارژ کنید، وقت باشد. یادآوری دوم برای این است که همان روز وضعیت چک را به‌روز کنید.
با چک برگشتی چه کنیم؟
چک برگشتی ناراحت‌کننده است، اما اگر همان روز درست برخورد شود، بیشتر وقت‌ها حل می‌شود.
- همان روز بفهمید. چکی که روز سررسید به بانک می‌رود، همان روز جوابش معلوم است. اگر چک را دیر ببرید، دیر می‌فهمید.
- گواهی بانک را بگیرید. بانک برای چک برگشتی گواهی عدم پرداخت می‌دهد. این برگه را کنار چک نگه دارید و شماره‌اش را در دفتر بنویسید.
- وضعیت را ثبت کنید. چک را در دفتر به «برگشتی» تغییر دهید، با تاریخ.
- با مشتری تماس بگیرید، آرام. بیشتر برگشتی‌ها اشتباه زمان‌بندی است، نه قصد بد. بپرسید کی می‌تواند نقد بیاورد یا چک جدید بدهد. قرار را در دفتر بنویسید.
- یک مهلت کوتاه بدهید و پیگیری کنید. اگر قرار انجام نشد، دوباره تماس بگیرید و این بار مکتوب، با پیامک.
- اگر حل نشد، مسیر قانونی. گواهی بانک و فاکتور فروش همان مدارکی هستند که برای پیگیری لازم می‌شود. هر چه دفتر شما کامل‌تر باشد، این مرحله آسان‌تر است. جزئیات مسیر قانونی را از مشاور یا اتحادیه بپرسید.
یک نکته برای آینده. مشتری‌ای که چکش برگشت خورده، دفعه بعد باید نقد یا کارت بخرد. اگر دفتر مشتری دارید، این را کنار نامش بنویسید تا فروشنده دیگر مغازه هم بداند.
دفترچه اقساط را چطور بنویسیم؟
فروش قسطی گوشی برای مشتری جذاب است و برای مغازه سود دارد، به شرط این‌که هر قسط جایی ثبت شده باشد که هر دو طرف قبول دارند. دفترچه اقساط همین است. یک برگ برای مغازه و یک برگ برای مشتری است و این اطلاعات را دارد.
- نام، شماره تماس و شماره ملی مشتری
- کالا با IMEI و شماره فاکتور
- قیمت کل، پیش‌پرداخت و مبلغ باقی‌مانده
- تعداد قسط، مبلغ هر قسط و تاریخ سررسید هر قسط
- جریمه دیرکرد و مهلت، نوشته‌شده و امضاشده قبل از فروش
- جدول اقساط با ستون «پرداخت شد» و تاریخ پرداخت
جدول زیر نمونه اقساط ساده یک گوشی ۳۱٬۹۰۰٬۰۰۰ تومانی با ۱۰٬۰۰۰٬۰۰۰ تومان پیش‌پرداخت و چهار قسط است.
| قسط | سررسید | مبلغ | وضعیت |
|---|---|---|---|
| ۱ | ۱۶ آبان ۱۴۰۵ | ۵٬۴۷۵٬۰۰۰ تومان | پرداخت شد |
| ۲ | ۱۶ آذر ۱۴۰۵ | ۵٬۴۷۵٬۰۰۰ تومان | در جریان |
| ۳ | ۱۶ دی ۱۴۰۵ | ۵٬۴۷۵٬۰۰۰ تومان | در جریان |
| ۴ | ۱۶ بهمن ۱۴۰۵ | ۵٬۴۷۵٬۰۰۰ تومان | در جریان |
هر بار که مشتری قسط می‌دهد، در هر دو برگ تاریخ و امضا بزنید. اگر مشتری قسط را کارتبهکارت میکند، شماره پیگیری تراکنش را هم بنویسید. برای یادآوری قسط هم همان روش چک جواب می‌دهد، سه روز قبل از سررسید یک پیامک کوتاه و محترمانه.
جریمه دیرکرد را چطور منصفانه حساب کنیم؟
جریمه دیرکرد برای این است که مشتری قسط را به موقع بدهد، نه برای این‌که مغازه از تأخیر سود کند. اگر این را رعایت کنید، مشتری هم قبول میکند و برمی‌گردد.
- قبل از فروش بگویید و بنویسید. جریمه‌ای که روی دفترچه نیست و مشتری امضا نکرده، گرفتنی نیست و فقط بحث می‌سازد.
- مبلغ ثابت روزانه، نه درصد. «روزی ۵۰٬۰۰۰ تومان» را همه می‌فهمند. «روزی نیم درصد از مانده» را باید حساب کرد و همان‌جا بحث شروع می‌شود.
- چند روز مهلت. سه تا پنج روز بعد از سررسید بدون جریمه. تأخیر یکی دو روزه معمولاً حواس‌پرتی است، نه بدقولی.
- سقف. جریمه هر قسط از یک مبلغ مشخص بالاتر نرود. بدون سقف، بعد از چند ماه عدد غیرمنطقی می‌شود و مشتری اصل قسط را هم نمی‌دهد.
- اول یادآوری، بعد جریمه. اگر قبل از سررسید پیامک نفرستاده‌اید، جریمه روزهای اول را ببخشید. منصفانه است و مشتری یادش می‌ماند.
صندوق روزانه و گزارش سود و زیان را چطور ساده نگه داریم؟
چک و قسط بخشی از پول مغازه است. بقیه‌اش هر روز از صندوق می‌گذرد و اگر صندوق هر شب بسته نشود، آخر ماه نمی‌دانید سود کرده‌اید یا نه.
صندوق روزانه یعنی هر شب، قبل از بستن مغازه، ده دقیقه وقت بگذارید و این پنج کار را بکنید.
- نقد داخل صندوق را بشمارید.
- جمع کارتخوان را از دستگاه بگیرید.
- کارت‌به‌کارت‌های روز را از پیامک بانک جمع بزنید.
- سه عدد را با جمع فاکتورهای روز مقایسه کنید. اختلاف را همان شب پیدا کنید.
- هزینه‌های روز را بنویسید. قطعه‌ای که نقد خریدید، اجرت تعمیرکار، ناهار، کرایه.
گزارش سود و زیان ماهانه از همین اعداد ساخته می‌شود. فروش و اجرت تعمیر منهای قیمت خرید کالا و قطعه، منهای هزینه‌های مغازه. اگر اعداد هر شب ثبت شده باشند، گزارش ماه یک جمع ساده است. اگر نه، گزارش ماه حدس است.
| روش | ثبت چک و قسط | یادآوری سررسید | صندوق و سود و زیان | ریسک |
|---|---|---|---|---|
| دفتر کاغذی | دستی، برای هر چک جدا | با تقویم دیواری، هفتگی | دستی، هر شب | گم شدن دفتر، فراموشی یادآوری |
| اکسل | دستی، با فرمول روز مانده | باز کردن فایل هر صبح | با فرمول، اگر هر روز وارد شود | خرابی فایل، فقط روی یک کامپیوتر |
| نرمافزار | از روی فاکتور، خودکار | پیامک و اعلان خودکار | از فاکتورها و پرداخت‌ها، خودکار | وابسته به نرمافزار، باید خروجی اکسل داشته باشد |
چک و قسط در گوشی‌کار چطور ثبت می‌شود؟
در بخش چک و اقساط گوشی‌کار چک دریافتی و پرداختی با شناسه صیادی، بانک، مبلغ، سررسید، صاحب چک و توضیح ثبت می‌شود و اگر بابت فاکتوری است، به همان فاکتور وصل می‌شود. چک‌هایی که امروز سررسید است یا سررسیدشان گذشته و هنوز وصول یا برگشتشان ثبت نشده، در صفحه اول پنل می‌آید. چک پرداختی‌ای که تا سه روز دیگر سررسید است هم همان‌جا می‌آید تا موجودی حساب را کامل کنید. صفحه چک‌ها جمع چک‌های هفت روز آینده را نشان می‌دهد. اگر بخواهید، چند روز قبل از سررسید چک دریافتی برای صاحب چک پیامک یادآوری می‌رود. وضعیت چک را از همان صفحه عوض می‌کنید و تاریخ و توضیح هر تغییر کنارش می‌ماند. اگر چکی برگشت بخورد، پرداختی که با آن چک ثبت شده بود از فاکتور برمی‌گردد.
دفترچه اقساط هنگام فروش قسطی از روی فاکتور ساخته می‌شود و مانده فاکتور بعد از پیش‌پرداخت، اصل اقساط می‌شود. تعداد قسط، سود ماهانه و تاریخ اولین قسط را می‌دهید و جدول اقساط با سررسیدها آماده است. هر پرداخت قسط ثبت می‌شود و مشتری سه روز قبل از هر قسط پیامک یادآوری می‌گیرد. سامانه پیامک گوشی‌کار هنوز وصل نشده و یادآوری‌ها از روزی که وصل شود فرستاده می‌شوند. جریمه دیرکرد مبلغ ثابت روزانه‌ای است که خودتان تعیین می‌کنید. گوشی‌کار مهلت و سقف جریمه را جدا نمی‌گیرد. اگر مهلت یا سقف دارید، موقع گرفتن قسط جریمه را کمتر وارد کنید.
صندوق روزانه از فاکتورها، تعمیرها و قسط‌ها پر می‌شود و شما هزینه‌ها و دریافت‌های دستی را به آن اضافه می‌کنید. گزارش ماهانه گوشی‌کار فروش و سود ناخالص ماه را بدون جمع زدن دستی نشان می‌دهد. چک و اقساط در پلن نقره‌ای و طلایی فعال است و صندوق روزانه در همه پلن‌ها هست. ثبت‌نام گوشی‌کار به‌زودی باز می‌شود.
جمع‌بندی
مدیریت چک و قسط در مغازه موبایل چهار قانون دارد. هر چک همان روز ثبت شود، هر سررسید دو بار یادآوری شود، چک برگشتی همان روز پیگیری شود و جریمه دیرکرد قبل از فروش نوشته و امضا شده باشد. صندوق را هم هر شب ببندید تا سود و زیان ماه حدس نباشد. با دفتر کاغذی هم می‌شود، فقط باید هر روز انجام شود. نرمافزار همین کارها را خودکار میکند و یادآوری را از ذهن شما به پیامک منتقل میکند.
بیشتر بخوانید
سؤال‌های رایج
کوتاه‌ترین جواب‌ها به چیزهایی که بیشتر پرسیده می‌شود.
چند روز قبل از سررسید چک باید یادآوری بگیریم؟
چک برگشتی را چطور ثبت کنیم؟
جریمه دیرکرد قسط چقدر باشد؟
صندوق روزانه را حتماً باید هر شب ببندیم؟
مطالب مرتبط
نرمافزار مدیریت تعمیرگاه موبایل چه امکاناتی لازم دارد و چطور انتخابش کنیم؟
نرمافزار تعمیرگاه موبایل را با این فهرست انتخاب کنید. امکانات لازم، مقایسه ابری و نصبی، فرق با حسابداری عمومی و سؤال‌هایی که پیش از خرید از فروشنده بپرسید.
فرم رسید تعمیر موبایل چه چیزهایی باید داشته باشد؟ با نمونه آماده
رسید تعمیر موبایل باید ۱۲ قسمت داشته باشد، از IMEI و کد قفل تا عکس خرابی، لوازم تحویلی، بیعانه و مهلت تست. نمونه آماده برای کپی و روش ساختن خودکار آن.